Wartezeiten von mehr als einer Stunde sind bei Ihnen die Regel?
Lange Wartezeiten sind ein No-Go.
In der Geschäftswelt ist das schon lange angekommen, im Alltag vieler Arztpraxen jedoch nach wie vor nicht. Wie kann es sein, dass ein Besuch beim Arzt – trotz Termin – regelmäßig zum Tagesausflug wird?
Dabei ist es so leicht vermeidbar.
Stellen Sie sich Ihre Arztpraxis als einen Zug vor.
Patienten erhalten einen Termin, eine Uhrzeit also, zu der Ihr Zug den jeweiligen Bahnhof anfahren soll. Nun werden gerne Termine um 07:45 Uhr vergeben, auch wenn der Arzt selten vor 08:00 Uhr die Praxis betreten hat.
Die Folge?
Der Zug verlässt den Startbahnhof bereits mit mehr als einer Viertelstunde an Verspätung. Sollten Sie an einem normalen Tag nicht lediglich mit halber Kraft fahren, so können Sie diese Verspätung den gesamten Tag über nicht mehr einholen.
Zwischenfazit:
Es wurde noch kein Patient behandelt und Sie sind schon derart verspätet, dass jeder Patient mindestens 15 Minuten länger als auf den ursprünglichen Termin warten muss.
Ergibt bei 60 Patienten täglich: 900 Minuten oder 15 Stunden Wartezeit. Das sind knapp zwei Arbeitstage – noch bevor Ihr Arbeitstag begonnen hat.
Während des Tages werden gerne mehrere Patienten auf die gleiche Uhrzeit bestellt. Gleichzeitig gibt es Sie als Arzt nur einmal.
Die logische Konsequenz?
Selbst wenn Patient Nummer eins aus der Serie „Termin zur gleichen Zeit“ pünktlich behandelt wird, so muss Patient Nummer zwei mindestens die Behandlung von Patient Nummer eins abwarten. Über Patient Nummer drei sprechen wir hier noch nicht mal.
Das Problem: Der Terminkalender berücksichtigt nur Patient Nummer eins, die beiden anderen hätten simultan behandelt werden müssen – dabei gibt es unseres Wissens nach noch keine Gruppentermine beim Arzt, selbst wenn ähnliche Beschwerden vorliegen.
Nehmen wir also acht Minuten Behandlungszeit je Patienten an und unterstellen, dass für die Serie „Termin zur gleichen Zeit“ ganze 15 Minuten eingeplant wurden. Patient eins ist pünktlich fertig. Patient zwei kommt mit einer Minute Verspätung aus dem Termin, Patient drei beginnt 16 Minuten zu spät und ist erst neun Minuten nach Ende der geblockten Zeit fertig. Schon enthalten 15 Minuten Ihres Terminkalenders neun Minuten Verspätung.
Die letzten drei Patienten des Tages, bei angenommenen 60 Patienten täglich, warten somit kalkulatorisch 180 Minuten bzw. drei volle Stunden auf den Termin. Die Verspätung zu Beginn des Tages wurde hier nicht eingerechnet.
Die hier angestellten Beispiele mögen für viele Ärztinnen und Ärzte übertrieben erscheinen, für andere realistisch. Wichtig ist die Kernaussage dahinter. Wartezeiten trotz Termin lassen sich an normalen Tagen auf in etwa eine Viertelstunde begrenzen (wobei seltene Ausnahmen die Regel bestätigen). Eine Reduktion von Wartezeiten der Patienten um mehr als 80% ist folglich machbar. Bei 60 Patienten täglich je Arzt herrscht somit ein Einsparpotenzial von mehr als 100 Stunden. Pro Tag. Pro Arzt.
Dies zu reduzieren ist ein Kernanliegen von zshochzwei in unserer Funktion als Berater. In seiner Praxis konnte Herr Dr. med. Markus Schürkens seine Wartezeiten für Patienten mit Termin auf durchschnittlich weniger als eine Viertelstunde begrenzen.
„Das ist in meinem Praxisalltag nicht umsetzbar.“
Unsere Erfahrung zeigt: Doch, ist es! Dafür benötigt es lediglich die richtigen Strukturen.
Wie lassen sich Wartezeiten vermeiden?
Besonders kompliziert ist es nicht. Es hängt mit Strukturen in der Arztpraxis und einem lernenden System bei der Terminplanung zusammen. Sie als Arzt legen zunächst einen Terminplan fest und nutzen diesen zunächst für einige Tage oder Wochen.
Das Problem: Im stressigen Alltag erfolgt häufig keine Überarbeitung des Terminkalenders mehr. Zudem wird man mit der Zeit betriebsblind und empfindet lange Wartezeiten als unvermeidlich. Selbstverständlich kostet es zusätzliche Zeit, sich regelmäßig mit der Überarbeitung des Terminkalenders auseinanderzusetzen. Dadurch erreicht man jedoch eine erhebliche Reduktion von Wartezeiten und damit Stress für das Personal und auch sich selbst.
Denn: Lange Wartezeiten sorgen für unzufriedene Patienten. Diese lassen ihre Unmut zumeist nicht an Ihnen als Arzt bzw. Ärztin aus, sondern in erster Linie an Ihren Angestellten. Die Gefahr, gute Mitarbeiterinnen zu verlieren, steigt.
Wichtig ist, dass ein Terminplaner über Monate und Jahre hinweg an den einzelnen Arzt, aber auch die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter, als auch räumlichen Gegebenheiten angepasst werden muss. Es gibt keine einheitliche Schablone, die über alle Arztpraxen gelegt werden kann und überall für eine optimale Terminplanung sorgt. Es ist stets eine individuelle Anpassung notwendig.
Zudem bewährt sich gerade in Zeiten von Corona ein gutes Terminmanagement, da selbst unter Berücksichtigung aller Hygieneauflagen ein normaler Praxisbetrieb aufrechterhalten werden kann.
Strukturberatung zshochzwei
zshochzwei versteht sich als Strukturberatung, die durch gezielte Maßnahmen die Arbeitsabläufe in Ihrer Arztpraxis optimiert. Im Vordergrund stehen dabei ebenso Themen wie die Verkürzung von Wartezeiten, als auch die Standardisierung von Untersuchungsabläufen.
Hiermit kann nicht nur der Umsatz gesteigert, sondern auch das Stresslevel reduziert und die eigene Fehlerquote gesenkt werden.
Wollen Sie verhindern, dass ein Besuch bei Ihnen auch in Zukunft zum Tagesausflug wird? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns unter [email protected] auf. Unter diesem Artikel können Sie sich zudem für Updates per E-Mail anmelden.
Und um noch einmal auf die Zug-Analogie zu sprechen zu kommen: Ab einer Verspätung von mehr als einer Stunde ist die Deutsche Bahn zu einer Erstattung in Höhe von 25% des Ticketpreises verpflichtet – ab zwei Stunden sind es bereits 50%.
Ein Modell für Arztpraxen?
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