Ein Leitfaden zu Qualitätsmanagement in der Arztpraxis vor allem gerichtet an niedergelassene Orthopäden und Unfallchirurgen.

Warum Qualitätsmanagement Ihre Arztpraxis erfolgreich macht

Qualitätsmanagement.

Ein unschönes Wort, bedeutet es doch einen großen Aufwand bei gleichzeitig vermeintlich niedrigem Nutzen. Entsprechend stiefmütterlich wird das Thema in deutschen Arztpraxen behandelt: Aktuelle Zahlen des KVB (2019) zur prozentualen Verteilung der am stärksten verbreiteten QM-Systeme lassen aufgrund eines hohen Deltas vermuten, dass bis zu 34% der Arztpraxen in Deutschland kein Qualitätsmanagement betreiben.

Welche Qualitätsmanagement-Systeme und Verfahren gibt es und welches passt am Besten zu meiner Arztpraxis?

Die relevantesten Qualitätsmanagement-Systeme in deutschen Arztpraxen sind nach Verbreitung sortiert: QEP (32%), DIN ISO 9001:2015 (26%), KTQM (4%), KTQ (2%), EPA (2%) und weitere, kaum relevante. Wichtig! Eine Zertifizierung nach einem der QM-Systeme ist KEINE Pflicht. Sie bieten jedoch auch ohne Zertifizierung eine hervorragende Hilfestellung für das Erstellen Ihres eigenen Qualitätsmanagements. Daher empfehlen wir Ihnen stark, sich ein Qualitätsmanagement-System auszusuchen und sich daran orientieren.

QEP – Qualität und Entwicklung in Arztpraxen

Das am stärksten verbreitete QM-System unter Niedergelassenen mit gut 32% aller Arztpraxen in Deutschland wurde von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) speziell für niedergelassene Ärzte entwickelt.

Zielgruppe: Einzelpraxen, Kooperationsformen wie Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ aller Fachgruppen

Kosten für Zertifizierung: Zwischen 1.300,- EUR und 5.000,- EUR je nach Praxisgröße

DIN ISO 9001:2015 – Industrienorm für Qualitätsmanagement

Wie der Name bereits andeutet, handelt es sich um eine internationale Industrienorm. Dieses Qualitätsmanagement-Verfahren findet folglich nicht nur bei Arztpraxen, sondern ebenso auch in Stahlwerken Anwendung. Daher sind die Vorgaben sehr allgemein gehalten und dienen nur als Orientierungsrahmen für die Entwicklung eines eigenen Qualitätsmanagements.

Zielgruppe: Alle Branchen in Industrie in Dienstleistung weltweit

Kosten für Zertifizierung: Erstzertifizierung ab ca. 2.380,- EUR (gestaffelt nach Anzahl der Mitarbeiterinnen); Überwachungsaudit ab ca. 1.190,- EUR.

Besonderheit: Matrixzertifizierung möglich! Praxen können sich zu einer Gruppe zusammenschließen und werden somit nicht jedes Jahr, sondern lediglich 1x alle drei Jahre (im Durchschnitt) überprüft.

KPQM – KV-Praxis-Qualitätsmanagement

Von der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe entwickeltes QM-System für Ärzte und Psychotherapeuten.

Zielgruppe: Einzelpraxen, Kooperationsformen wie Gemeinschaftspraxen und MVZ aller Fachgruppen

Kosten für Zertifizierung: Grundauditgebühr 800,- EUR für drei Stunden; ggf. Zuschläge

KTQ – Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen

Das KTQ-System wurde von der gleichnamigen KTQ-GmbH für Einrichtungen des Gesundheitswesens in Deutschland und Österreich entwickelt.

Zielgruppe: Praxen und MVZ aller Fachgruppen

Kosten für Zertifizierung: 2.020,- bis 4.870,- EUR je nach Praxis-/MVZ-Größe

EPA – Europäisches Praxisassessment

Das EPA-System wurde speziell für niedergelassene Kolleginnen und Kollegen entwickelt, findet jedoch in der Praxis mit einer Verbreitung von knapp 2% kaum Anwendung.

Zielgruppe: Einzelpraxen (insb. Hausarzt- und Zahnarztpraxen)

Kosten für Zertifizierung: 119,- EUR für das Zertifikat der Stiftung Praxissiegel e.V. (MVZ auf Anfrage)

Unsere Empfehlung für Ihr QM-System

Einzelpraxis: QEP oder DIN ISO 9001:2015 im Rahmen einer Matrixzertifizierung

Berufsausübungsgemeinschaft: QEP oder DIN ISO 9001:2015 im Rahmen einer Matrixzertifizierung

MVZ: DIN ISO 9001:2015

Bei den berücksichtigten Qualitätsmanagement-Verfahren gilt die Zertifizierung jeweils für drei Jahre. Bei DIN ISO 9001:2015 erfolgt jährlich ein externes Audit (Ausnahme: Matrixzertifizierung), die anderen QM-Systeme erfordern lediglich ein internes Audit.

Grundlage fast aller QM-Systeme: Der PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus beschreibt einen sich stetig wiederholenden Vorgang.

Plan. Do. Check. Act.

Frei übersetzt: Planen, Umsetzen, Prüfen und Handeln.

Das Qualitätsmanagement muss stetig an die aktuelle Situation angepasst werden. Beispielsweise musste das QM einer jeden Arztpraxis für die Corona-Pandemie aktualisiert werden.

Planen

Der Ist-Status wird ermittelt, Verantwortlichkeiten geregelt. Im Rahmen der Prozessplanung werden Maßnahmen definiert und schriftlich dokumentiert.

Umsetzen

Umsetzung der in der Planungsphase festgelegten Maßnahmen.

Prüfen

Die Ergebnisse aus der Umsetzung werden von Ihnen gemeinsam mit Ihrem Team bewertet. Es wird überprüft, ob die Zielsetzung aus der Planungsphase erreicht wurde.

Handeln

Bei positivem Ergebnis: Umgesetzte Maßnahmen werden als neuer Standard etabliert. Regelmäßig, mindestens einmal jährlich, auf Wirksamkeit überprüfen und aktualisieren! Beispielsweise mussten alle Arbeits- und Untersuchungsabläufe in Arztpraxen an die aktuelle Corona-Pandemie angepasst werden.

Sie sind bereits niedergelassen? Wie ist das Infektionsschutzgesetz derzeit bei Ihnen umgesetzt? Welche Maßnahmen sind für den Kontakt und Umgang mit Patienten bei Ihnen in der Praxis/Klinik festgelegt worden?

Bei negativem Ergebnis: Mit den Erkenntnissen, die man beim Durchlaufen des Zyklus gewonnen hat, wird ein neuer PDCA-Zyklus gestartet. Plan, Do, Check, Act & Repeat. Solange bis der gewünschte Erfolg eintritt.

Der PDCA-Zyklus mit seinen vier Phasen Plan, Do, Check, Act in deiner Darstellung von zshochzwei.

Was wird im Qualitätsmanagement geregelt?

Das Qualitätsmanagement fasst alle bestehenden Rechtsvorschriften und Vorgaben, die in einer Arztpraxis beachtet werden müssen, zusammen. Hierzu zählen Brandschutz, Hygiene, Arbeitssicherheit, Datenschutz und ggf. Strahlenschutz bei (Teilgebiets-)Radiologen.

Für jede in der Praxis anfallende Tätigkeit wird eine Arbeitsanweisung erstellt und auf Rechtskonformität überprüft. Wichtig ist, dass die Arbeitsanweisungen des QM mit den reellen Arbeitsabläufen übereinstimmen.

Analog hierzu wird für alle in der Praxis gängigen Abläufe eine Verfahrensanweisung ausgearbeitet.

Zusätzlich muss eine Gefährdungsbeurteilung für alle Tätigkeiten in der Arztpraxis erfolgen. Hierfür werden die Tätigkeiten in eine Risikoklasse eingeordnet. Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienste und Wohlfahrtspflege (BGW) hat einen Leitfaden zur Risikobeurteilung erstellt.

Beispiel für eine Gefährdungsbeurteilung von zshochzwei.
Einteilung der Risikoklassen erfolgt auf S. 14f.

Auf der Basis der gewonnen Erkenntnisse aus der Gefährdungsbeurteilung sowie den Arbeits- und Verfahrensanweisungen wird ein Risikomanagement für die Arztpraxis etabliert. Konkret geht es um das Verhalten in bestimmten Krisensituationen, zum Beispiel ein medizinischer Notfall oder auch der Ausfall des Servers.

Zudem werden im Qualitätsmanagement die Pflichtschulungen und Routinebefragungen definiert und jedes Jahr terminiert. Hierzu werden die entsprechenden Formblätter und Checklisten erstellt.

Die Pflichtschulungen werden im Rahmen des QM definiert und terminiert.

Die Formblätter und Checklisten in einer orthopädischen Praxis umfassen unter anderem:

  1. Arbeitszeiterfassung
  2. Wartungsplan
  3. Geräteeinweisungen
  4. Checkliste Medikamente
  5. Checkliste Notfallkoffer

und 34 Weitere.

Die Routinebefragungen beinhalten die Befragung von Patienten und Mitarbeitern. Ebenso werden Lieferanten und Kooperationspartner (inkl. Zuweiser) befragt und durch die Praxis beurteilt.

Bei der Patientenbefragung geht es darum, die Patientenzufriedenheit zu ermitteln und Schlüsselprobleme in der Patient-Journey zu identifizieren. Durch eine höhere Patientenzufriedenheit wird eine bessere Patientenbindung ermöglicht.

Die Befragung der Mitarbeiterinnen dient dazu, deren Zufriedenheit in Erfahrung zu bringen und individuelle Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiterin im Rahmen einer Selbstbeurteilung zu eruieren. Ziel ist es, für die einzelne Mitarbeiterin den am besten geeigneten Arbeitsbereich in der Praxis ausfindig zu machen und dadurch neben der Effizienz auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Bei der Befragung und Beurteilung von Lieferanten und Kooperationspartnern geht es darum, regelmäßig die Geschäftsbeziehungen in puncto Zufriedenheit und Qualität zu überprüfen und eventuelle Probleme frühzeitig anzugehen. Eine klassische Aufgabe dieser Befragung wäre es zum Beispiel festzustellen, warum ein Zuweiser weniger Patienten überweist als üblich.

In regelmäßigen Teamsitzungen (vorzugsweise einmal monatlich) werden unter anderem die Ergebnisse aus den Befragungen besprochen. Zudem werden hier Fehler und Beschwerden angesprochen und konkrete Maßnahmen beschlossen. Wichtig ist das Lernen aus Fehlern. Ferner wird überprüft, ob die in der letzten Teamsitzung beschlossenen Maßnahmen umgesetzt wurden und erfolgreich waren. Außerdem werden im Praxisablauf aufgetretene Probleme besprochen und konkrete Maßnahmen festgelegt sowie ein für die Umsetzung Verantwortlicher bestimmt.

Wird das Qualitätsmanagement meiner Arztpraxis geprüft?

Ja! Die Kassenärztlichen Vereinigungen fordern alle zwei Jahre von mindestens 2,5% der niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte (nach KV-Sitzen) die schriftliche Dokumentation des Qualitätsmanagements an. Hierfür erhalten Sie einen Fragebogen, auf welchem Sie über Ihr aktuell implementiertes QM-System abgefragt werden. Ein vor-Ort Audit durch die KV erfolgt jedoch nicht.

Falls die eingereichten Dokumente für eine Bewertung nicht ausreichen, kann die sogenannte Qualitätsmanagement-Kommission nicht nur weitere Unterlagen anfragen, sondern Sie auch dazu auffordern, der Kommission persönlich Rede und Antwort zu stehen.

Welche Vorteile bietet QM für mich als Arzt?

Obwohl Qualitätsmanagement meist als Bürde gesehen wird, so bietet es auch enorme Vorteile für den niedergelassenen Arzt. So werden Arbeitsabläufe analysiert und konkret niedergeschriebenen. Nutzen Sie dies unbedingt um strukturierte Arbeits- und Untersuchungsabläufe in Ihrer Arztpraxis zu etablieren!

Hier liegt DER Hebel für ungenutztes Potential: Mithilfe einer strukturierten Vorgehensweise können Sie nicht nur mehr Patienten versorgen und somit Ihrem Versorgungsauftrag nachkommen, sondern auch Ihre Fehlerquote senken. Eine klare Struktur vermeidet Fehler, die durch eine unstrukturierte Vorgehensweise provoziert werden. Die Wartezeiten in Ihrem Wartezimmer sinken, die Patientenzufriedenheit steigt enorm und das färbt wiederum auf Ihre Mitarbeiter ab. Denn: Ihre Angestellten sind es, die den meisten Unmut Ihrer Patienten abbekommen – nicht Sie.

Sie sehen: Qualitätsmanagement bedeutet viel Arbeit. Aber es lohnt sich. Wir würden sogar so weit gehen zu sagen, dass eine klar strukturierte Praxis mit einem durchdachten Qualitätsmanagement wirtschaftlich nicht unprofitabel sein kann.

Sollte ich mein QM an eine Fremdfirma wie zshochzwei auslagern?

Nein! Wir werden es nicht müde zu sagen: Setzen Sie Ihr QM gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen vor Ort um. Ohne vorgefertigte Einheits-Schablonen von Fremdfirmen, die sie hoffen lassen, das lästige Thema Qualitätsmanagement so schnell wie möglich abschieben zu können. Setzen Sie sich hin, nehmen Sie sich die Zeit. Zwar muss es einmal aufgesetzt und kontinuierlich angepasst werden. Aber gut umgesetzt, ist es eine große Hilfestellung für Ihren Praxisalltag und vermutlich bald der Grund, aus dem auch Sie vor 20 Uhr die Arztpraxis verlassen können.

Aus dieser Überzeugung heraus bietet zshochzwei kein Qualitätsmanagement an. Wir etablieren gemeinsam mit Ärztinnen und Ärzten, insbesondere Orthopäden und Unfallchirurgen, strukturierte Arbeits- und Untersuchungsabläufe im Rahmen einer zumeist einwöchigen Intensiv-Beratung vor Ort.

Anfang des Jahres gegründet sind wir auf Wachstumskurs. Sollen wir Sie mit auf unsere Reise nehmen? Dann folgen Sie uns auf LinkedIn oder setzen Sie sich auf unsere Email-Liste unter zshochzwei.de

Leitfaden für die Beurteilung Ihres Qualitätsmanagements

Checkliste für Qualitätsmanagement in der Arztpraxis von zshochzwei.

Zur weiteren Lektüre hat die KBV einen interessanten Flyer zusammengestellt.

#Qualitätsmanagement #Gesundheitswesen #Niederlassung


Dem Lesefluss geschuldet haben wir auf die Struktur unserer Praxis zurückgegriffen: Der Arzt und die Mitarbeiterinnen. Selbstverständlich sind alle Geschlechter in gleichem Maße gemeint.

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