NIEDERLASSUNG | PRAXISOPTIMIERUNG | ORTHOPÄDIE UND UNFALLCHIRURGIE

Niederlassung als Orthopäde und Unfallchirurg im Jahr 2021

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Die Planung der eigenen Niederlassung ist komplex. Nachfolgend haben wir eine Fülle an Informationen für Sie zusammengestellt.
Dr. med. Markus Schürkens

Dr. med. Markus Schürkens

Gründungspartner zshochzwei, 15+ Jahre niedergelassener Orthopäde

10. März 2021 | 20min Lesedauer

Eine grundlegende Frage im Leben vieler Fachärztinnen und Fachärzte ist die Frage: Möchte ich mich niederlassen oder bleibe ich in der Anstellung? Eine Niederlassung hat weitreichende Konsequenzen, die über das rein Finanzielle weit hinaus gehen. Es ist eine Entscheidung, die in den meisten Fällen nur einmal im Leben getroffen wird und somit Auswirkungen auf das gesamte restliche Berufsleben hat.

An dieser Stelle wollen wir Ihnen zum einen eine Entscheidungshilfe anbieten, zum anderen Tipps und Anleitungen zum Einstieg in die Niederlassung als Orthopäde und Unfallchirurg geben. Gleich vorab: Damit der Artikel lesbar bleibt, haben wir uns dazu entschlossen von Orthopäden und Unfallchirurgen sowie von Mitarbeitern zu sprechen. Selbstverständlich sind alle Geschlechter gleichermaßen gemeint.

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Inhalts­verzeichnis

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Wann macht eine Niederlassung Sinn?

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Grundkonzept: High-Turnover vs. Low-Turnover

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Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft?

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Leistungsspektrum Ihrer Arztpraxis - welche Leistungen wollen Sie anbieten?

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Praxisräumlichkeiten

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Personal in der Arztpraxis

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Abrechnung (EBM, GOÄ, BG und IGeL)

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Terminplanung in der Arztpraxis - was gilt es zu beachten?

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Kartenzahlung

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Fazit

Wann macht eine Niederlassung als Orthopäde und Unfallchirurg Sinn?

Persönliche Voraussetzungen

Eine erfolgreiche Niederlassung ist auch eine Frage der eigenen Persönlichkeitsstruktur. In der Niederlassung ist man nicht nur als Arzt gefordert, sondern es sind auch unternehmerische Fähigkeiten gefordert. Denn als niedergelassener Arzt sind Sie nicht nur für den medizinischen, sondern auch für den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis verantwortlich.

Die wichtigsten Grundvoraussetzungen für einen erfolgreichen Unternehmer Arzt sind die Fähigkeiten, strukturiert und effizient zu arbeiten, sowie organisieren zu können. Zudem erfordert es Selbstdisziplin (zur Not auch nach einem stressigen Arbeitstag oder am Wochenende), sich um Verwaltungstätigkeiten oder Maßnahmen zur Verbesserung der Praxisabläufe zu kümmern. Als Niedergelassener ist man für alles selbst verantwortlich, das heißt, wenn man sich nicht selbst darum kümmert bzw. es delegiert und kontrolliert, wird es nicht erledigt.

Gleiches gilt für die Entscheidungsfindung: Alle wichtigen Entscheidungen werden und müssen von Ihnen getroffen werden. Dies setzt voraus, dass Sie entscheidungsfreudig sind und Entscheidungen nicht auf die lange Bank schieben.

Der Vorteil einer Niederlassung ist, dass Sie eigenverantwortlich arbeiten können, Ihre Vorstellungen von Medizin und Praxisorganisation im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben umsetzen können. Zudem haben Sie in der Niederlassung keine (Einzelpraxis) bzw. sehr kurze (BAG) Entscheidungswege.

Prinzipiell gilt: Wenn Sie Spaß am Organisieren haben und gerne eigenverantwortlich arbeiten, sind Sie für eine Niederlassung gut geeignet.

Wann lohnt sich eine Niederlassung als Orthopäde und Unfallchirurg finanziell?

Bei der Betrachtung dieser Frage wird analog zur Berechnung des ideellen Praxiswertes der Vergleich mit einem Oberarztgehalt gezogen. Bei dieser Berechnung gilt es selbstverständlich nicht nur das Brutto-Gehalt zu berücksichtigen. Es müssen auch weitere Komponenten wie die fehlenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die fehlende Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sowie das unternehmerische Risiko mit entsprechendem Kapitaleinsatz berücksichtigt werden. Bei einem angenommenen Oberarztgehalt von 90.000€ brutto muss ein niedergelassener Arzt mindestens 180.000€ brutto erwirtschaften, um dem Angestellten finanziell gleichgestellt zu sein.

Laut statistischem Bundesamt bleiben einem niedergelassenen Facharzt für Orthopädie durchschnittlich 204.000€ Gewinn vor Steuern.

Mehr zu dem Thema können Sie hier nachlesen.

Grundkonzept: High-Turnover vs. Low-Turnover

Selbstverständlich gibt es bei der Gestaltung der eigenen Praxis Unterschiede. Bei einer Praxisübernahme sind bestimmte Rahmenbedingungen zumindest für einen definierten Zeitraum (z.B. Laufzeit des bestehenden Mietvertrages) vorgegeben. Trotzdem gilt es, sich im Rahmen der Gestaltungsmöglichkeiten vorab grundlegend mit dem Konzept der eigenen Praxis auseinanderzusetzen.

Eine erste grundlegende Entscheidung besteht darin, sich zu überlegen, nach welchem Grundkonzept man die eigene Praxis gestalten möchte. Hier gibt es unserer Meinung nach zwei gegensätzliche Modelle, die wir „High-Turnover“ und „Low-Turnover“ nennen.

High-Turnover

High-Turnover bedeutet, möglichst viele Patienten zu versorgen. Hierdurch wird ein hoher Umsatz generiert, der jedoch aufgrund des hohen Personal- und Ressourcenaufwandes mit hohen Kosten verbunden ist. Dies ist häufig insbesondere bei operativ tätigen Kolleginnen und Kollegen sinnvoll, da mit der Anzahl der versorgten Patienten gleichzeitig die Anzahl der Patienten mit OP-würdigem Befund steigt.

Low-Turnover

Das Kontrastprogramm ist das Prinzip des Low-Turnover oder auch Minimalprinzip. Hier erfolgt die Patientenversorgung mit minimalem Personal- und Ressourcenaufwand. Im Vergleich zu einer High-Turnover Praxis werden hier deutlich weniger Patienten behandelt, sodass ein entsprechend geringerer Umsatz erwirtschaftet wird. Demgegenüber stehen aber auch deutlich geringere Kosten. So kann auch hier ein adäquater Gewinn erwirtschaftet werden.

Prinzipiell gilt: Mit beiden Konzepten kann eine Kassenarztpraxis wirtschaftlich erfolgreich betrieben werden. Beide Konzepte haben ihre Berechtigung.

Einzelpraxis oder Berufsausübungsgemeinschaft?

Hierbei handelt es sich um eine Entscheidung, die bereits vor der Suche nach einem geeigneten Kassensitz getroffen werden muss. Selbstverständlich hängt diese Entscheidung davon ab, welche KV-Sitze zur Übernahme angeboten werden.

Sowohl eine Einzelpraxis als auch eine Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) haben Vor- und Nachteile.

Einzelpraxis

In einer Einzelpraxis können Sie alles selbst entscheiden und müssen keine Kompromisse eingehen. Gleichzeitig bedeutet es aber auch, dass Sie alle Entscheidungen treffen und die Konsequenzen tragen. Sie müssen sich allein um alle administrativen Tätigkeiten kümmern. Zudem haben Sie ein eingeschränktes Leistungsspektrum, sodass Sie durch politische Eingriffe in das Gesundheitswesen finanziell stärker betroffen sein können. Im Krankheitsfall ist eine Vertretung nicht automatisch sichergestellt, sodass es hier zu größeren finanziellen Einbußen kommen kann.

Berufsausübungsgemeinschaften

In einer Berufsausübungsgemeinschaft können die administrativen Tätigkeiten auf mehrere Schultern verteilt werden. Darüber hinaus erfolgt bei entsprechender fachlicher Zusammensetzung der BAG eine Risikodiversifikation, da das Leistungsspektrum der BAG breiter als das einer Einzelpraxis aufgestellt sein kann. Hierdurch können Effekte, die durch politische Vorgaben bei der Vergütung insbesondere im GKV-Bereich auftreten können, besser ausgeglichen werden. Im Krankheitsfall ist üblicherweise eine Vertretung über den oder die Partner geregelt, sodass hier mit geringeren finanziellen Einbußen als in der Einzelpraxis zu rechnen ist. Auf der anderen Seite müssen Entscheidungen gemeinsam getroffen werden. Dies bedeutet zum einen längere Entscheidungswege und zum anderen, dass immer wieder Kompromisse geschlossen werden müssen.

Fazit Kooperationsformen

In einer Einzelpraxis ist man frei in der Gestaltung und schuldet keinem anderen Partner Rechenschaft. Gleichzeitig ist man auf sich allein gestellt.

In einer Berufsausübungsgemeinschaft hat man eine höhere finanzielle Stabilität. Gleichzeitig muss man Kompromisse eingehen und kann die Praxis nicht allein nach den eigenen Vorstellungen gestalten.

Einzel- oder Gemeinschaftspraxis? Wir beraten Sie gerne.

Leistungsspektrum Ihrer Arztpraxis – welche Leistungen wollen Sie anbieten?

Die wohl elementarste Frage bei der Planung Ihrer Niederlassung ist es, welche Leistungen Sie in Ihrer Arztpraxis anbieten wollen. Die Antwort auf diese Frage beeinflusst alle Bereiche: Planung der Praxisräumlichkeiten, Personalbedarf und Ausstattung der Praxis.

Schritt 1: Die Planung

Persönliche Voraussetzungen

Bei der Planung der Leistungen gibt es zuerst persönliche Voraussetzungen abzuklären. Bestimmte Leistungen dürfen insbesondere im GKV-Bereich nur zu Lasten der Krankenkasse erbracht werden, wenn Sie die hierfür nötigen Zusatzbezeichnungen oder Qualifikationen inklusive der geforderten Aktualisierungen nachweisen können. Im Privat- und Selbstzahlerbereich können Sie prinzipiell alle Leistungen unabhängig von Ihrer Ausbildung anbieten. Ausgenommen sind hierbei Leistungen, die für den Patienten potenziell gefährlich sein können, wie Röntgen oder Laserbehandlungen. Hier gibt es klare gesetzliche Vorgaben, welche Qualifikation und apparative Ausstattung vorhanden sein muss, um diese Leistungen erbringen zu dürfen. Diese Leistungen müssen typischerweise auch von behördlicher Seite wie zum Beispiel dem Gewerbeaufsichtsamt genehmigt werden. Diese Genehmigungspflicht ist unabhängig vom Kostenträger erforderlich.

Räumliche und apparative Voraussetzungen

Des Weiteren erfordern viele Leistungen entsprechende Räumlichkeiten (z.B. Akupunktur mit einem Raum für Akupunkturliegen) und/oder apparative Voraussetzungen wie zum Beispiel ein Gerät für die extrakorporale Stoßwellentherapie. Ebenso müssen Sie klären, welche personellen Voraussetzungen für die von Ihnen geplanten Leistungen nötig sind.

Wirtschaftlichkeitsprinzip beachten!

Bei dieser Planung gilt es, auch die wirtschaftliche Seite zu berücksichtigen. Nicht jede Leistung kann kostendeckend erbracht werden. In der Phase der Existenzgründung ist diese Kostenkalkulation jedoch schwierig, da es häufig noch viele unbekannte Variablen gibt. Sie haben noch keine Erfahrungswerte, wie lange Sie für das Erbringen einer speziellen Leistung brauchen und wie hoch die Raummiete und Personalkosten in Ihrem Fall sein werden. Hier kann man auf Erfahrungswerte von niedergelassenen Kolleginnen und Kollegen zurückgreifen oder sich entsprechend professionelle Hilfe holen.

Schritt 2: Die Strukturierung der ärztlichen Leistungen

Für alle Leistungen, die Sie in Ihrer Praxis erbringen wollen, macht es Sinn, einen strukturierten Ablauf zu erstellen. Am wichtigsten hierbei ist die konsequente Standardisierung Ihrer ärztlichen Untersuchung. Für jedes Organ, das Sie in Ihrer Praxis untersuchen wollen, müssen Sie einen fixen Ablauf definieren. Dieser Ablaufplan sollte am besten schriftlich fixiert werden und muss dann von allen Beteiligten in der Praxis konsequent umgesetzt werden. Hier sind insbesondere Sie als Praxisinhaber gefordert!

NB: Unsere Kernkompetenz liegt in der Strukturierung der ärztlichen Leistung.

Schritt 3: Was können Sie gut vorbereiten?

Bereits in der Phase der Niederlassungsplanung können Sie einige Vorarbeiten leisten.

Kürzel für die geplanten Untersuchungen anlegen

Hier bieten sich insbesondere Kürzellisten für die von Ihnen geplanten Untersuchungen an. Mit einem Kürzel lösen Sie in Ihrer Praxissoftware einen von Ihnen hinterlegten Fließtext aus.

In unserer eigenen Praxis verwenden wir zum Beispiel das Kürzel „par“.

Mit diesem Kürzel wird folgender Volltext im Befund ausgelöst:

„Es finden sich keine relevanten Paresen oder Parästhesien zum Untersuchungszeitpunkt. Der Babinski ist negativ.“

Der Vorteil von Kürzel liegt zum einen in der erheblichen Zeitersparnis. Zum anderen werden Tipp- und Rechtschreibfehler gänzlich eliminiert. Ein korrekt geschriebenes Kürzel löst immer den gleichen Volltext aus.

Kürzel für regelmäßig verwendete Rezepte erstellen

Gleiches können Sie auch für häufig verwendete Rezepte vorbereiten. Hier bieten sich in einer orthopädischen und unfallchirurgischen Praxis vor allem die Einlagenrezepte an. Ein korrekter Verordnungstext für orthopädische Einlagen umfasst mittlerweile mindestens drei Zeilen Fließtext, der sich je nach Einlage zum Teil erheblich unterscheidet. Um Rückfragen seitens der Leistungserbringer bzw. der Krankenkassen zu vermeiden, ist eine korrekte Formulierung des Verordnungstextes essenziell.

JA, ich möchte mit meiner Praxis mithilfe von Kürzeln durchstarten.

Praxisräumlichkeiten

Die Praxisräumlichkeiten sind von zentraler Bedeutung für den langfristigen Erfolg einer Arztpraxis. Über verschiedene Faktoren beeinflussen die räumlichen Gegebenheiten Ihren Praxisalltag. Zum einen entscheidet die Lage und Erreichbarkeit Ihrer Praxis darüber, ob ausreichend Patienten zu Ihnen kommen (können). Zum anderen limitiert die Größe und die Aufteilung der Praxis die Möglichkeit, verschiedene Leistungen anzubieten bzw. Praxisabläufe optimal zu strukturieren. So können Sie ohne ausreichend Platz kein Röntgengerät betreiben und die Auslastung des Röntgengerätes im Normalfall nur sicherstellen, wenn Sie mindestens zwei Umkleidekabinen bereitstellen können.

Mietvertrag

Beim Mietvertrag gibt es etliche Fallstricke, die zu erheblichen Problemen und Kosten führen können. Daher ist es elementar wichtig, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Optimale Mietvertragsdauer

Die optimale Mietvertragsdauer variiert je nach Ausgangssituation. Sollten die Praxisräumlichkeiten Ihren Anforderungen vollständig entsprechen und die Lage der Praxis optimal sein, liegt es selbstverständlich in Ihrem Interesse, dass ein langjähriger Mietvertrag existiert oder abgeschlossen werden kann. Hierbei lohnt es sich, sich weitere einseitige Verlängerungsoptionen für die Zeit nach Ablauf der Grundmietdauer vertraglich zusichern zu lassen. Klassisch wäre hier eine Verlängerungsoption über jeweils fünf Jahre, die für mindestens zwei Mal (das bedeutet, eine Verlängerungsoption für insgesamt 10 Jahre) vertraglich vereinbart werden sollte.

Konträr hierzu ist bei Übernahme einer Praxis mit Räumlichkeiten, die Ihren Anforderungen nicht oder nur unvollständig entsprechen bzw. mit einer unbefriedigenden Praxislage wichtig, dass die Restmietlaufzeit möglichst kurz gestaltet ist, damit einem zeitnahen Umzug der Praxis in besser geeignete Räumlichkeiten nichts im Wege steht.

Gewerblicher Mietvertrag

Vor Abschluss eines Praxismietvertrages lohnt es sich immer, den Vertrag anwaltlich prüfen zu lassen. Aufgrund der zumeist langen Vertragslaufzeit können Ihnen hier erhebliche Kosten bzw. Umsatzeinbußen entstehen, sodass sich die Kosten für eine kompetente Anwältin sehr schnell amortisieren werden.

Bei einer Praxisvermietung handelt es sich um eine gewerbliche Vermietung, sodass hier kein Mieterschutz ähnlich wie bei einer Wohnungsvermietung greift. Prinzipiell kann in einem gewerblichen Mietvertrag alles vereinbart werden. Ein solcher Vertrag ist nur dann nicht rechtskräftig, wenn dessen Inhalt gegen die guten Sitten verstößt. Genauso verhält es sich mit der Mietvertragsdauer. Im Mietvertrag sollte unbedingt eine Ausstiegsklausel für Tod, dauerhafte Berufsunfähigkeit und Insolvenz enthalten sein, da eine vorzeitige Beendigung des Mietverhältnisses im gewerblichen Bereich prinzipiell nur möglich ist, wenn beide Parteien damit einverstanden sind.

Weiterführende Informationen zur Ausgestaltung eines gewerblichen Mietvertrages finden Sie hier.

Ein gewerblicher Mietvertrag kann zudem für Kooperationen und/oder Nachfolge optimiert werden.

Praxiseinrichtung durch den Vermieter

Gleiches gilt, wenn Sie mit Ihrem Vermieter vereinbaren, dass dieser die Kosten für eine Ausstattung der Praxis übernimmt und Sie diese über eine monatliche Ratenzahlung finanzieren. Der Vorteil einer solchen Ratenzahlung kann darin liegen, dass Sie weniger Kredite bei der Bank aufnehmen müssen und gleichzeitig der Vermieter bei größeren Bauvorhaben (Ärztehaus etc.) aufgrund des größeren Auftragsvolumens bessere Einkaufskonditionen aushandeln kann als Sie das könnten. Hierbei gilt selbstverständlich auch, dass die betreffenden Möbel bzw. technischen Geräte in einem Leistungsverzeichnis exakt beschrieben sein müssen. Abstrakte Formulierungen wie zum Beispiel „Einbau von Mobiliar im Wert von XX.XXX €“ sind unbedingt zu vermeiden, da hier vom Vermieter prinzipiell jegliches Mobiliar, egal ob sinnvoll oder nicht, verbaut werden könnte und Sie trotzdem zahlungspflichtig blieben.

Erreichbarkeit Ihrer Arztpraxis

Erreichbarkeit des Praxisgebäudes

Die Erreichbarkeit Ihrer Arztpraxis mit unterschiedlichen Verkehrsmitteln trägt zu Ihrem wirtschaftlichen Erfolg bei. Ideal sind Parkplätze an oder in direkter Umgebung Ihrer Praxis. Fast genauso wichtig ist jedoch die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Hier sollten Sie darauf achten, dass Haltestellen von Bus, U-Bahn oder S-Bahn sich in Laufweite befinden. Laufweite bedeutet hier, dass auch ältere und gehbehinderte Menschen in der Lage sein müssen, diese Strecke in einer angemessenen Zeit zu bewältigen. Hier würden wir empfehlen, das Kriterium der Rentenbegutachtung heranzuziehen: Das besagt, dass die Strecke auch für einen Gehbehinderten in maximal 20 Minuten zu bewältigen sein sollte.

Erreichbarkeit der Praxis innerhalb des Gebäudes

Der Zugang zum Gebäude und der Weg zur Praxis innerhalb des Gebäudes sollte behindertengerecht sein. Dies erfordert, wenn sich Ihre Arztpraxis nicht im Erdgeschoss befindet, dass im Gebäude ein Aufzug vorhanden sein muss. Denn: Gerade im Fachgebiet Orthopädie und Unfallchirurgie fällt vielen Patienten das Treppensteigen schwer.

Beim Aufzug sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass dieser auch für den Rettungsdienst geeignet ist, das heißt, dass Patienten liegend im Aufzug transportiert werden können. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie in Ihrer Praxis operative Eingriffe durchführen wollen. Da ein Umrüsten bzw. Umbau eines Aufzuges mit sehr hohen Kosten und Aufwand verbunden ist, lohnt sich dieser zumeist nicht. Deshalb muss dieser Umstand bereits bei der Bauplanung (Neubau eines Praxisgebäudes bzw. Ärztehauses) bzw. bei der Suche nach einer entsprechenden Immobilie berücksichtigt werden.

Größe und Zuschnitt der Räumlichkeiten

Die Größe Ihrer Arztpraxis richtet sich nach den Leistungen, die Sie in Ihrer Praxis anbieten wollen. Bei Räumlichkeiten, die gemeinsam genutzt werden können, wie Toilettenanlagen, Wartezimmer und Personalumkleiden, kommt es darauf an, ob die Praxis sich in einem Ärztehaus bzw. Ärztezentrum befindet, in dem diese Räumlichkeiten gemeinsam vorgehalten werden, oder ob die Praxis eigenständig agiert. In letzterem Fall müssen diese Räumlichkeiten in den eigenen Praxisräumen mit eingeplant werden.

Ferner muss bei der Praxisplanung auch in die Zukunft gedacht werden, da Mietverträge üblicherweise über mindestens zehn Jahre laufen. Hierbei spielt insbesondere die Frage eine Rolle, ob in den nächsten Jahren eine Praxiserweiterung geplant wird oder zumindest theoretisch möglich ist. Falls diese Option bestehen soll, müssen entsprechend zusätzliche Räumlichkeiten vorgehalten werden oder eine bauliche Erweiterung prinzipiell möglich sein.

Benötigte Räume in einer orthopädischen und unfallchirurgischen Arztpraxis

Folgende Räumlichkeiten werden in einer orthopädischen und unfallchirurgischen Praxis benötigt:

  • Anmeldung
  • Zwei Untersuchungszimmer je Ärztin bzw. Arzt
  • Mindestens ein Behandlungszimmer für Leistungen wie TENS, Infusionen oder Blutentnahmen
  • Bei Teilgebietsradiologie: Ein Röntgenraum mit mindestens zwei Umkleidekabinen für Patienten
  • Falls Akupunktur angeboten wird: Einen Raum mit mindestens drei Akupunkturliegen

Benötigte Räumlichkeiten für ambulante Eingriffe

Wenn in der Praxis ambulante Eingriffe erfolgen sollen, so ist je nach Größe der Eingriffe mindestens ein Eingriffsraum, wenn nicht gar ein ganzer OP-Bereich mit Aufwachraum, Steri rein und unrein, Lager, OP-Räumen sowie Patienten- und Personalschleuse erforderlich.

Unsere persönliche Empfehlung bei der Praxisplanung: Im Zweifelsfall lieber die Anmeldung größer, dafür das Wartezimmer etwas kleiner als gedacht planen. Denn: In einer gut organisierten Arztpraxis befinden sich nur wenige Patienten zeitgleich im Wartezimmer. Den Flaschenhals stellt typischerweise die Anmeldung dar.

Wie muss eine Arztpraxis zugeschnitten sein?

Beim Zuschnitt bzw. der Planung einer Arztpraxis ist die oberste Priorität: Kurze Laufwege. Hierbei gilt eine klare Rangfolge: Am wichtigsten sind Sie, da die ärztliche Arbeitszeit den limitierenden Faktor in der Praxis darstellt. Anschließend müssen die Laufwege Ihrer Mitarbeiter möglichst kurzgehalten werden. Erst dann optimiert man die Wege der Patienten. Bei Letzteren geht es vor allem darum, dass sich möglichst wenige Laufwege überschneiden, um den „Verkehr“ in der Praxis möglichst flüssig zu gestalten.

Gesetzliche Vorgaben bei der Raumplanung

Bei der Planung einer Arztpraxis sind sehr viele gesetzliche Vorgaben zu beachten, unterschiedliche Anforderungen spielen eine Rolle. Hierzu gehört der Arbeitsschutz, die Direktiven der Berufsgenossenschaft, die Vorgaben der Kassenärztlichen Vereinigungen, die Auflagen des Gewerbeaufsichtsamtes und des Gesundheitsamtes sowie Vorschriften der gesetzlichen Krankenkassen etc. Aufgrund der Komplexität der Vorgaben sowie der Tatsache, dass hier regelmäßig neue Vorschriften erlassen werden, empfehlen wir bei der Neuplanung oder baulichen Umgestaltung einer Arztpraxis einen professionellen Praxisplaner hinzuzuziehen. Fehler bei der Praxisplanung können über viele Jahre hinweg die Wirtschaftlichkeit Ihrer Arztpraxis negativ beeinflussen bzw. im schlimmsten Falle dazu führen, dass Sie in den Räumlichkeiten entweder gar keine Kassenpraxis betreiben bzw. bestimmte Leistungen (z.B. Röntgen oder operative Eingriffe) nicht anbieten dürfen.

Ausstattung der Behandlungs- und Untersuchungszimmer

Die einzelnen Behandlungs- und Untersuchungsräume sollten in der Grundausstattung identisch sein, das heißt, in jedem Raum befinden sich die gleichen benötigten Materialien an der gleichen Stelle. Das bedeutet, in jedem Schrank befindet sich das gleiche Material in den einzelnen Schrankfächern bzw. Schubladen.

Kürzere Laufwege durch Druckerausstattung und -konfiguration

Zur Reduktion von Laufwegen macht es Sinn, dass sich in jedem Raum ein Drucker für die am meisten benötigten Formulare befindet. Für seltener benötigte Formulare reicht es zumeist aus, wenn in zwei benachbarten Räumen diese Formulare wechselseitig gedruckt werden können. Zur Erklärung: Übliche Laserdrucker können maximal aus vier unterschiedlichen Schächten Papier einziehen und somit üblicherweise nur vier unterschiedliche Formulartypen drucken. Da im Praxisalltag meist jedoch fünf unterschiedliche Papierformate benötigt werden, bildet man diese fünf Formate auf zwei benachbarten Druckern ab. Das bedeutet, beide Drucker ziehen in den ersten drei Schächten die gleichen, am häufigsten verwendeten, Formate ein. Im vierten Schacht verarbeitet Drucker A das Format X und Drucker B das Format Y. Somit müssen Sie nur selten in das nächste Zimmer laufen, um ein benötigtes Formular aus dem Drucker zu holen.

Warum ein zweites Ultraschallgerät Sinn macht

Von herausragender Bedeutung bei der Ausstattung einer orthopädischen und unfallchirurgischen Arztpraxis ist das Vorhalten von Ultraschallgeräten. Idealerweise sollte sich in jedem Untersuchungszimmer auch ein Ultraschallgerät befinden. Hierfür gibt es zwei wichtige Gründe:

Zum einen ist der Praxisablauf deutlich erschwert, wenn immer darauf geachtet werden muss, welcher Patient in das Ultraschall-Zimmer gesetzt werden muss und bei welchem dies nicht erforderlich ist. Hier kommt es zudem typischerweise auch zu erheblichen Wartezeiten, da erfahrungsgemäß mehr Patienten in dem Zimmer mit Ultraschall untersucht werden müssen als im Zimmer ohne Ultraschallgerät.

Zum anderen ist dies auch von wirtschaftlicher Bedeutung: Ein Ultraschallgerät ist die Investition in einer orthopädischen Arztpraxis, die sich wohl am schnellsten amortisiert, sprich sich am schnellsten bezahlt macht. Als kleines Rechenexempel nehmen wir an, dass Sie wegen eines fehlenden Ultraschallgerätes pro Tag bei einem Privatpatienten eine sinnvolle Ultraschalluntersuchung nicht durchführen konnten. Hierdurch entgehen Ihnen nur für die Ziffer 410 bereits 26,40€ am Tag. Hochgerechnet auf 220 Arbeitstage pro Jahr entspricht das einem entgangenen Umsatz von 5.808€ pro Jahr. Selbst mit einem fiktiven Kostenblock von 33% (für Ultraschall sehr hoch angesetzt), ist ein Ultraschallgerät im Wert von 10.000€ bereits nach drei Jahren bezahlt. Die übliche Lebensdauer eines solchen Gerätes beträgt jedoch eher zehn oder mehr Jahre.

Sie möchten mehr solcher Tipps? Wir bieten eine umfassende Niederlassungsberatung an – die wohl beste Investition, die Sie in der Planungsphase tätigen können.

Personal in der Arztpraxis

Ihre Mitarbeiter sind für den Erfolg Ihrer Arztpraxis sehr wichtig. Um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen und alle geplanten Leistungen anbieten zu können, ist eine ausreichende Personalausstattung der Praxis nötig.

Bedarf ermitteln

Der Personalbedarf in Ihrer Arztpraxis richtet sich nach Ihrem Grundkonzept (High-Turnover vs. Low-Turnover) sowie dem geplanten Leistungsspektrum Ihrer Praxis. Zudem müssen bei der Bedarfsplanung auch krankheitsbedingte Fehlzeiten und Urlaubstage in die Kalkulation miteinbezogen werden.

Wie verhalte ich mich bei Personalengpässen?

Ausnahmesituationen mit gleichzeitiger Erkrankung mehrerer Mitarbeiter können bei der Personalplanung bzw. Personaldecke nicht berücksichtigt werden. In diesen Sonderfällen ist es erforderlich, das Leistungsspektrum der Praxis für definierte Zeit zu reduzieren, um in dieser Ausnahmesituation das vorhandene Personal nicht zu überfordern. Denn: Personal stellt den größten Kostenblock in jeder orthopädisch-unfallchirurgischen Arztpraxis dar.

Es gilt, den goldenen Mittelweg zu finden: So viel Personal wie nötig, so wenig wie möglich.

Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen

Zudem müssen bei der Personalplanung auch spezifische Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt werden. Beispielhaft ist hier die Fachkunde Röntgen zu nennen. Sie müssen sicherstellen, dass auch im Urlaubs- oder Krankheitsfall immer mindestens ein Mitarbeiter mit der Fachkunde Röntgen anwesend ist, wenn Sie Teilgebietsradiologie betreiben wollen.

Krankheitsbedinge Fehlzeiten berechnen

Bei der Kalkulation der Krankheitstage empfehlen wir Ihnen mit den 10,9 durchschnittlichen Krankheitstagen eines Angestellten (ermittelt durch das statistischen Bundesamt für das Jahr 2019) zurückzugreifen. Generell gilt: Der Praxisbetrieb muss auch dann sichergestellt sein, wenn ein Mitarbeiter sich im Urlaub befindet bzw. krank ist.

Woher bekomme ich meine Mitarbeiter?

Das Arbeitsamt

Der klassische Weg der Mitarbeiterrekrutierung ist eine Meldung an das für Sie zuständige Arbeitsamt. Hier können Sie genaue Vorgaben für das Anforderungsprofil hinterlegen. Diese werden nicht von allen Bewerbern beachtet, trotzdem haben Sie hier die Chance kostenlos Mitarbeiter für Ihre Praxis zu rekrutieren. Die Anzahl und Qualität der Bewerbungen variieren natürlich je nach Arbeitslosenquote.

Soziale Medien

Eine weitere Möglichkeit Mitarbeiter kostenlos zu rekrutieren besteht in der Nutzung von sozialen Medien. Über eine Präsenz Ihrer Praxis in den unterschiedlichen sozialen Medien erhöhen Sie zum einen Ihre Sichtbarkeit für potenzielle Bewerberinnen. Zum anderen können Sie über diese Medien aktiv Stellenangebote veröffentlichen und, falls gewünscht, auch kostenpflichtig bewerben.

Weitere Möglichkeiten

Selbstverständlich gibt es noch weitere Möglichkeiten der Mitarbeiterrekrutierung. So können Sie, falls Sie bereits eine eigene Praxiswebseite besitzen, selbstredend auch über diese Stellenanzeigen publik machen.

Außerdem bleiben noch weitere Möglichkeiten wie Mund-zu-Mund Propaganda oder die persönliche Empfehlung von Bekannten.

Ein letzter, sehr klassischer Weg, Mitarbeiter zu rekrutieren, ist das kostenpflichtige Schalten von Zeitungsanzeigen in den regionalen Tageszeitungen.

Digitale Bewerbungen nur im PDF-Format

Für die Bewerbung empfehle ich, dass nur Bewerbungen in digitaler Form angefordert werden sollten. Achten Sie hierbei aber darauf, Bewerbungen ausschließlich im PDF-Format zu akzeptieren. Vermeiden Sie es zwingend, Word-Dateien von vermeintlichen Bewerbern zu öffnen, da über diesen Weg gerne auch Viren verschickt werden. Das Öffnen einer solchen Datei auf einem Rechner, der mit dem Praxisnetzwerk verbunden ist, kann fatale Folgen haben.

Übliches Gehalt

Für die medizinischen Fachangestellten gibt es einen Manteltarifvertrag, an dem sich die meisten Arztpraxen orientieren. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie den Manteltarifvertrag in unveränderter Form als Arbeitsvertrag verwenden oder einen für Ihre Praxis individuell erstellten Arbeitsvertrag, ggf. in Anlehnung an den Manteltarifvertrag, verwenden.

Falls Sie einen eigenen Arbeitsvertrag verwenden möchten, empfiehlt es sich, diesen von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht erstellen zu lassen. In einzelnen Regionen, insbesondere im städtischen Bereich, ist es durchaus üblich, aufgrund der höheren Lebenshaltungskosten, übertariflich zu vergüten.

Den Manteltarifvertrag MFA für die Jahre 2021-2023 können Sie hier finden.

Abrechnung

Um eine Arztpraxis wirtschaftlich erfolgreich betreiben zu können, ist es zwingend erforderlich, sich intensiv mit dem Thema Abrechnung auseinanderzusetzen. Hier macht es Sinn, sich bereits in der Phase der Niederlassungsplanung mit dem Thema zu beschäftigen. Die Abrechenbarkeit bzw. Vergütung der einzelnen Leistungen ist für die betriebswirtschaftliche Kalkulation jeder Leistung unverzichtbar. Nur wenn Sie wissen, was Sie für welche Leistung von welchem Kostenträger vergütet bekommen, können Sie entscheiden, ob Sie diese Leistung wirtschaftlich sinnvoll anbieten können.

Abrechnungssystem EBM

Im Bereich der Kassenmedizin müssen Sie Ihre Leistungen mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnen. Hierfür gibt es den sogenannten einheitlichen Bewertungsmaßstab oder kurz: EBM.

Was ist EBM?

Der einheitliche Bewertungsmaßstab (EBM) bildet die Grundlage für die Abrechnung vertragsärztlicher Leistungen. Er regelt die Vergütung und welche Behandlungen für gesetzlich Krankenversicherte von den Kassen übernommen werden. Ausgehandelt wird der EBM von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen (Spitzenverband-GKV) und wird unregelmäßig aktualisiert.

WANZ-Kriterien

Welche medizinischen Leistungen von den gesetzlichen Krankenkassen erstattet werden, wird durch den gemeinsamen Bundesausschuss (GBA) festgelegt. Hierbei orientiert sich der GBA an den sogenannten WANZ-Kriterien. Alle Leistungen, die von gesetzlichen Krankenkassen übernommen werden, müssen Wirtschaftlich, Ausreichend, Notwendig und Zweckmäßig sein.

Aufbau der EBM-Ziffern

EBM-Ziffern sind grundsätzlich fünfstellig aufgebaut. Die ersten beiden Ziffern stehen für das Fachgebiet z.B. 07 für Chirurgie, 16 für Neurochirurgie und 18 für Orthopädie. Leistungen aus diesen fachspezifischen Kapiteln dürfen jeweils nur von Fachärzten des betreffenden Gebietes abgerechnet werden. Zudem gibt es Leistungen in allgemeinen Kapiteln, die von allen Ärztinnen und Ärzten mit Kassenzulassung erbracht werden dürfen. Hierzu zählen beispielsweise das Kapitel 01 für den Notdienst. Ferner gibt es Leistungen in fachübergreifenden speziellen Kapiteln. Hierbei handelt es sich um Leistungen, für die üblicherweise spezifische Zusatzqualifikationen wie zum Beispiel Chirotherapie erforderlich sind.

Weiterführende Informationen zum EBM

Zu den Grundlagen des EBM mit Begriffen wie RLV, QZV, Prüfzeiten etc. haben wir einen Artikel veröffentlicht.

Abrechnungssystem GOÄ

Privatversicherungen orientieren sich im Gegensatz zu den gesetzlichen Krankenkassen am medizinischen Standard. Insbesondere Leitlinien bzw. alle medizinisch sinnvollen Leistungen werden übernommen. Hierbei gilt das Stichwort „Berechtigte Hoffnung“.

Prinzip der Einzelleistungsvergütung

Bei der PKV gilt das Prinzip der Einzelleistungsvergütung. Das bedeutet, dass im Gegensatz zur GKV Ihre Leistungen nicht pauschal vergütet werden, sondern jede erbrachte Leistung auch voll bezahlt wird. Das Problem mit der GOÄ ist allerdings, dass sie aus dem Jahre 1996 stammt und der Inflation keine Rechnung getragen wurde. Bei der PKV besteht im Gegensatz zur GKV die Möglichkeit, den Preis durch einen veränderten Steigerungsfaktor an den tatsächlichen Aufwand anzupassen.

Steigerungsfaktoren in der PKV

Im Normaltarif der PKV werden ärztliche Leistungen üblicherweise mit dem 2,3-fachen Satz, technische Leistungen mit dem 1,8-fachen Satz der GOÄ verrechnet. Steigerungen bis zum Faktor 3,5 bei ärztlichen Leistungen werden bei entsprechender Begründung in den meisten Fällen erstattet. Die Ursache für die Steigerung muss in der Person des Patienten begründet sein.

Dreiseitiges Vertragsverhältnis

Bei der Behandlung eines Patienten, der privat krankenversichert ist, handelt es sich um ein dreiseitiges Vertragsverhältnis: Arzt, Patient, Krankenkasse. Der Behandlungsvertrag zwischen Arzt und Patient muss nicht schriftlich geschlossen werden, er wird konkludent mit dem Aufsuchen der Praxis durch den Privatpatienten geschlossen.

Bei korrekter Rechnungsstellung gemäß GOÄ hat der Arzt einen Anspruch auf vollständige Bezahlung der Leistung durch den Patienten unabhängig von der Erstattung der Krankenkasse. Bei Abweichung von der GOÄ bzw. bei Veränderung der Steigerungssätze muss eine schriftliche Behandlungsvereinbarung zwischen Arzt und Patienten erfolgen.

Besondere Kostenträger

Im PKV Bereich gibt es zudem besondere Kostenträger wie die Postbeamten B und die KVB (Bahnbeamte). Bei diesen besonderen Kostenträgern gilt die GOÄ, jedoch mit verändertem Steigerungssatz. Bei den Postbeamten B beträgt der Steigerungssatz 1,9-fach für ärztliche Leistungen und 1,5-fach für technische Leistungen. Bei der KVB betragen die Faktoren 2,2 und 1,7.

Eine Steigerung des Faktors darüber hinaus ist deutlich eingeschränkt. Hier werden Steigerungen maximal bis 2,5-fach im Einzelfall bei entsprechender Begründung akzeptiert.

Basis- oder Standardtarif in der PKV

Zudem gibt es eine steigende Anzahl von Versicherten im Basis- oder Standardtarif. Hierbei handelt es sich um eine Absicherung auf dem Niveau der gesetzlichen Krankenkassen, um Beiträge insbesondere im Alter zu sparen. Hierbei werden die Leistungen nur mit dem 1,8-fachen bei ärztlicher Behandlung bzw. 1,38-fachen bei technischen Leistungen Steigerungssatz im Standardtarif, bzw. mit dem 1,2-fachen und 1,0-fachen Steigerungssatz beim Basistarif multipliziert.

Als Arzt ist man nicht verpflichtet Patienten zum Basis- oder Standardtarif zu behandeln. Der Versicherte ist verpflichtet, dem Arzt vor der Behandlung den Versichertenbescheid über Basis- bzw. Standardtarif vorzulegen.

JA, ich möchte meine Abrechnung optimieren!

Abrechnung von individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL)

Bei individuellen Gesundheitsleistungen handelt es sich um Leistungen, die von der gesetzlichen Krankenkasse nicht übernommen werden, aber medizinisch sinnvoll sind. Solche Leistungen können als Selbstzahlerleistungen angeboten werden.

Allgemeine und rechtliche Voraussetzungen

Bei individuellen Gesundheitsleistungen sind einige rechtliche Voraussetzungen zu beachten. Zum einen muss sichergestellt sein, dass diese Leistung definitiv nicht im Leistungskatalog des EBM enthalten ist. Jeder Patient, dem eine individuelle Gesundheitsleistung angeboten wird bzw. der sich nach einer solchen erkundigt, muss vor Erbringung der Leistung ein schriftlicher Behandlungsvertrag vorgelegt werden. In diesem Behandlungsvertrag müssen folgende Informationen zwingend enthalten sein:

  • Beschreibung der geplanten Leistung
  • Verwendete GOÄ-Ziffer mit Benennung des Steigerungsfaktors und des daraus resultierenden Wertes der Ziffer in Euro
  • Benennung des in Rechnung gestellten Materials mit Wert in Euro
  • Der Hinweis darauf, dass es sich um eine Selbstzahlerleistung handelt, die nicht von den gesetzlichen Krankenkassen erstattet wird

Dieser Behandlungsvertrag muss, bevor die Leistung erbracht wird, vom Patienten eigenhändig unterschrieben werden.

Tipp: Vorgefertigte Behandlungsvereinbarungen für IGeL-Leistungen sind in den meisten Praxisinformationssystemen bereits hinterlegt.

Nach erbrachter Leistung muss der Patient eine korrekte Rechnung analog zu den Anforderungen an eine Rechnung für einen Privatpatienten erhalten.

Cave: Alle geschlossenen Verträge bzw. Aufklärungen sind nur gültig, wenn der Patient die deutsche Sprache sicher beherrscht. Nur ein ausgebildeter oder zugelassener Dolmetscher ist für die Übersetzung von juristisch relevanten Sachverhalten zulässig.

Richtig kalkulieren – auch bei IGeL

Der Wert und somit Preis einer Selbstzahlerleistung muss ebenfalls betriebswirtschaftlich kalkuliert werden. Auch eine IGeL Leistung muss sich rechnen. Hier gilt es auf der Basis eines kalkulatorischen Stundenlohnes der für die IGeL-Leistung benötigten Personen einen realistischen Wert zu ermitteln.

Dabei unterstützen wir Sie gerne.

Abrechnung BG

Im Bereich der BG-lichen Heilbehandlung erfolgt die Abrechnung gemäß der UV-GOÄ. Diese ist zum großen Teil an die GOÄ angelehnt, die Höhe der Vergütung liegt unter dem Normaltarif der PKV.

Bei der BG-Abrechnung wird unterschieden zwischen einer allgemeinen Heilbehandlung, die von allen Ärzten erbracht und abgerechnet werden darf und auf leichtere Verletzungen beschränkt ist sowie einer besonderen Heilbehandlung, die nur von D-Ärzten erbracht werden darf. Bei letzterem handelt es sich um schwere Verletzungen bzw. Verletzungen mit längerem Behandlungsbedarf. Generell gilt: Die allgemeine Heilbehandlung wird schlechter bezahlt als die besondere Heilbehandlung.

Terminplanung in der Arztpraxis – worauf muss ich achten?

Für eine erfolgreiche Praxisführung ist die Terminplanung eine zentrale Stellschraube. Über die Terminplanung regulieren Sie die die Wartezeiten für Ihre Patienten. Geringere Wartezeiten führen zu zufriedeneren Patienten und damit zu weniger Stress für Ihr Personal und Sie persönlich.

Bereits vor der Praxisgründung/-übernahme können Sie eine grundlegende Struktur für Ihren Terminplaner festlegen. Zu Beginn macht es Sinn, lieber längere Zeiten für die einzelnen Leistungen einzuplanen. Die einzelnen Zeiten müssen dann im laufenden Betrieb an die Praxisrealität angepasst werden. Der erste grundlegende Schritt ist selbstverständlich die Festlegung der Praxisöffnungszeiten.

Öffnungszeiten festlegen

Bei der Festlegung der Öffnungszeiten gilt es zu beachten, dass Ihre Arbeitszeiten die Praxisöffnungszeiten übersteigen werden. Zudem sollten Sie berücksichtigen, dass die letzten Termine nicht auf das Ende der Praxisöffnungszeit bestellt werden können, sondern mindestens eine Taktung vor Ende der Sprechstunde einbestellt sein müssen.

Bei der Planung der Praxisöffnungszeiten müssen Sie selbstverständlich auch die Wochenarbeitszeit Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Diese liegt im Regelfall bei 38,5 Wochenarbeitsstunden, siehe Manteltarifvertrag.

Sondersprechstunden: Ein Alleinstellungsmerkmal?

Ferner können Sie sich überlegen, ob Sie durch eine Frühsprechstunde vor 8 Uhr oder eine Spätsprechstunde nach 18 Uhr sowie durch eine Sprechstunde Mittwochnachmittag Sprechstundenzeiten für Berufstätige anbieten, die zu den üblichen Öffnungszeiten nicht in Ihre Praxis kommen können, z.B. MFAs aus einer anderen Arztpraxis. Diese Sprechstunden müssen nicht als Add-on Sprechstunde angeboten werden; Sie können als Ausgleich an einem anderen Vor- oder Nachmittag die Praxis geschlossen halten.

Diese Sondersprechstunden können ein Alleinstellungsmerkmal Ihrer Arztpraxis darstellen. Vor der Planung von Sondersprechstunden macht es Sinn, sich über die Öffnungszeiten Ihrer Kolleginnen und Kollegen in Ihrem Niederlassungsbezirk zu erkundigen.

Terminarten bestimmen: Welche Leistungen will ich in meiner Praxis anbieten?

Nun da Sie Ihre Öffnungszeiten festgelegt haben, müssen Sie im nächsten Schritt definieren, welche Untersuchungen und Behandlungen Sie in Ihrer Praxis anbieten wollen. Auf dieser Grundlage können Sie ermitteln, welche räumlichen und personellen Ressourcen Sie für die jeweilige Leistung bzw. Terminart benötigen. Im Anschluss müssen Sie anhand eigener Erfahrungen oder im Austausch mit Kollegen bzw. erfahrenen MFAs den Zeitbedarf für die einzelnen Leistungen abschätzen. Hierbei kann es sich nur um eine ungefähre Schätzung handeln. Auch hier ist es erforderlich, die geschätzten Zeiten im Praxisbetrieb auf den Prüfstand zu stellen und den Terminplaner im Sinne einer Praxisoptimierung kontinuierlich an die Praxisrealität anzupassen.

Praxisbeispiel für eine Terminkalkulation

Vorab am besten zeitlich planen lassen sich in der Orthopädie und Unfallchirurgie Leistungen mit bekannter Dauer, wie bspw. Akupunktur mit einer vorgeschriebenen Liegedauer des Patienten von 20 Minuten. Hier haben wir in unserer Praxis für die Akupunktur im Terminplaner 45 Minuten hinterlegt, da zu den 20 Minuten Liegezeit noch das An- und Auskleiden der Patienten sowie die Desinfektion der Liegen miteinkalkuliert werden muss.

Warum brauche ich Blockfelder?

Blockfelder sind ein entscheidendes Tool für ein funktionierendes Terminmanagement, das leider häufig stiefmütterlich behandelt wird. Geblockte Felder sind Termine im Terminplaner, die nicht vergeben werden dürfen. Diese dienen als Puffer, um einen Aufstau von Patienten im Wartezimmer zu verhindern. Auch beim Terminmanagement handelt es sich immer um eine Mischkalkulation: Es gibt immer Patienten, die Sie deutlich mehr Zeit kosten als eigentlich geplant. Genauso gibt es Patienten, die weniger Zeit in Anspruch nehmen. Blockfelder federn solche Unterschiede ab.

Wie gehe ich mit Notfallpatienten im Praxisalltag um?

Eine wichtige Entscheidung beim Thema Terminplaner können Sie bereits vor der Niederlassung treffen: Den Umgang mit Notfallpatienten.

Ein erster formaler Schritt ist die von der KV vorgeschriebene Festlegung von Zeiten, in denen eine offene Sprechstunde angeboten wird. Viel wichtiger ist allerdings die grundsätzliche Entscheidung, wie Sie mit Notfallpatienten verfahren, die sich außerhalb der offenen Sprechstunde bei Ihnen melden.

Zeitfenster für Notfallpatienten

Für den Umgang mit Notfallpatienten gibt es zwei Möglichkeiten:

Erstens, Sie lassen Zeitfenster im Terminplaner für Notfallpatienten offen. Diese können für jeden Werktag unterschiedlich angesetzt werden – so werden an einem Montag in der Regel mehr Notfalltermine benötigt als an einem Dienstag.

Zweitens, Sie bestellen alle Notfälle jeweils gegen Ende der Vor- bzw. Nachmittagssprechstunde ein, können hierbei aber gerne mit den Patienten vereinbaren, dass sie telefonisch auf Abruf auch vorbestellt werden können, falls dies im Praxisablauf möglich ist.

Vor allem aber gilt es, einen klaren Algorithmus zu definieren: Welcher Patient ist ein Notfallpatient?

Denn bei Weitem nicht jeder Patient, der glaubt, ein Notfall zu sein, ist medizinisch gesehen ein solcher. Hier müssen Sie klare Regeln definieren, welche Beschwerden oder Symptome einen klassischen Notfallpatienten definieren. Klassisch betrifft das unter anderem frische Unfälle oder akute Wirbelsäulenbeschwerden mit möglicherweise neurologischen Komplikationen. Dies sind Notfälle, die vom Personal immer so schnell wie möglich am gleichen Tage eingeschoben werden müssen. Bei allen anderen vermeintlichen Notfällen sollte entweder ein zeitnaher Termin innerhalb weniger Kalendertage angeboten oder Rücksprache mit Ihnen gehalten werden, wie dringlich der Behandlungsbedarf aus medizinischer Sicht ist.

Wie gehe ich mit verspäteten Patienten um?

Ebenfalls ein schwieriges Thema, für das Sie bereits vor der Niederlassung Ihre eigenen Regeln erstellen können und müssen, ist der Umgang mit verspäteten Patienten. Sie müssen entscheiden, welche Verspätung Sie akzeptieren bzw. ab welcher Verspätung der Patient einen neuen Termin vereinbaren muss und der Termin als nicht-abgesagter Termin gilt. Das Problem: Unpünktliche Patienten unterlaufen Ihr Terminmanagement und führen zu unnötigen Leerlaufzeiten und gleichzeitig vermehrten Wartezeiten zu einem späteren Tageszeitpunkt.

Fazit zur Terminplanung

Der Terminplaner ist ein wichtiger Baustein für den Erfolg Ihrer Arztpraxis. Nehmen Sie sich die Zeit, den Terminplaner gut zu strukturieren und verwenden Sie realistische Zeitvorgaben. Vergessen Sie im hektischen Praxisalltag nicht, regelmäßig den Terminplaner kritisch zu hinterfragen und ggf. anzupassen. Zudem gilt: Der beste Terminplaner nützt nichts, wenn Sie sich nicht an Ihre eigenen Spielregeln halten.

Sie wollen mehr zum Thema Terminplanung erfahren? Lesen Sie hier unseren weiterführenden Artikel bei univiva.

Bereit für die Umsetzung?

Macht es Sinn, Kartenzahlung anzubieten?

Die Bedeutung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs hat in den vergangenen Jahren deutlich zugenommen und der Trend wurde im letzten Jahr durch Corona nochmals deutlich verstärkt. Auch in der Arztpraxis wird zunehmend die Bezahlung mittels EC- oder Kreditkarte von Patienten nachgefragt.

Das Problem: Der Markt und die Zahlungsmodalitäten sind intransparent. Daher haben wir den Zahlungsanbieter-Markt genauer unter die Lupe genommen und für Ärztinnen und Ärzte in eigener Niederlassung exklusive Konditionen aushandeln können. Den Artikel mit den entsprechenden Links zur Beanspruchung dieser finden Sie hier.

Fazit: Ein komplexes, aber lohnendes Unterfangen

Wie Sie gemerkt haben, ist eine Niederlassung ein komplexes Unterfangen, bei dem Sie bereits im Vorfeld viele Entscheidungen fällen sollten, um erfolgreich durchzustarten. Als hochspezialisiertes Team fokussieren wir uns ausschließlich auf Orthopäden und Unfallchirurgen. Durch die einzigartige Zusammensetzung unseres Beratungsteams (Niedergelassener Facharzt für Orthopädie, leitende MFA und Praxismanagerin, Betriebswirtschaftler M.Sc.) können wir Ihnen auf allen fachlichen Ebenen den größtmöglichen Mehrwert liefern.

Sind Sie bereit, gemeinsam durchzustarten? Wir freuen uns auf Sie.