Patienten in einem Wartezimmer. Beispielhaft für die Patientenorientierung in Ihrer Arztpraxis.

Patientenorientierung: Die patient journey in Ihrer Arztpraxis

Ihre Zeit als Arzt ist kostbar. Genauso ist die Zeit Ihrer Patienten wertvoll. Gehen Sie daher sorgsam damit um. Da Sie in der heutigen Zeit für den einzelnen Patienten nur wenig Zeit zur Verfügung haben, sorgen Sie dafür, dass diese Zeit bestmöglich genutzt wird. Das bedeutet, dass alle administrativen bzw. delegierbaren Tätigkeiten durch Ihre MFAs erledigt werden. Dadurch können Sie Ihre wertvolle Zeit gänzlich Ihren Patienten widmen.

Ein Kriterium zur Messung der Patientenorientierung ist die durchschnittliche Verweildauer Ihrer Patienten in der Praxis. Stellen Sie durch ein gutes Terminmanagement und strukturierte Abläufe in der Praxis sicher, dass die Verweildauer Ihrer Patienten in der Praxis minimiert wird. So ist es einem Patienten nicht zumutbar, dass er für einen Arzt-Patienten-Kontakt von wenigen Minuten mehrere Stunden warten muss.

Doch was bedeuten „gutes Terminmanagement“ und „strukturierte Abläufe“ denn nun konkret für Ihre Praxis?

Terminmanagement in der Arztpraxis

Der Terminplaner einer jeden Arztpraxis muss für jede in der Praxis tätige Ärztin bzw. Arzt individuell geplant und dem laufenden Betrieb regelmäßig angepasst werden. Vergessen Sie hierbei nicht, regelmäßig Terminblocker einzufügen, um den Praxisablauf zu entzerren und Raum für Notfallpatienten zu schaffen. Im Zweifelsfall setzen Sie lieber einen Blocker zu viel. Im späteren Verlauf können Sie überflüssige Blocker wieder entfernen.

Wir empfehlen regelmäßige Terminblocker von 15 Minuten mehrfach im Tagesverlauf einzustreuen. Ebenso ist es wichtig Quartalsbesonderheiten zu berücksichtigen. So ist es in den meisten Praxen erforderlich, dass zu Quartalsbeginn deutlich mehr Blockfelder eingefügt werden müssen, um den vermehrten Arbeitsaufwand zu Beginn des Quartals bewältigen zu können. Haben Sie keine Angst davor, in der Praxis kurzfristig Leerlauf zu haben. Zum Einen gibt es eigentlich immer einen Patienten den man als Notfall einschieben muss oder jemanden, der zur Terminvereinbarung in die Praxis kommt, den man unverzüglich aufnehmen kann. Zudem fallen in jeder Arztpraxis genügend administrative Tätigkeiten für die Ärztin oder den Arzt an. Alternativ diktieren Sie in dieser Zeit Anfragen, Gutachten oder beantworten Patientenanfragen. Sollten alle Stricke reißen, können Sie sich in den wenigen offenen Minuten immer noch um die Buchhaltung kümmern. Somit gibt es genügend Möglichkeiten, diese Lücke zu schließen.

Strukturierte Arbeits- und Untersuchungsabläufe in der Arztpraxis

Strukturierte Praxisabläufe beginnen bereits mit der Praxisplanung. Achten Sie bei der Praxisplanung auf kurze Laufwege für Arzt und Personal und soweit möglich auch für Patienten. Hier kann es zum Beispiel sinnvoll sein, Zwischenwartezonen einzurichten. Zum Beispiel zwischen Untersuchungszimmer und Röntgen. Der erste Schritt ist es, sich über die einzelnen in der Praxis angebotenen Leistungen klar zu werden und diese in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Müssen Sie beispielsweise häufig Röntgen, empfiehlt es sich, zwischen Röntgen und Untersuchungszimmer einen Wartebereich einzurichten. Zudem lohnt es sich in diesem Fall, eine zweite Umkleidekabine für das Röntgen vorzuhalten.

Fehler in der Praxisplanung werden sich über viele Jahre, gegebenenfalls sogar für Ihre gesamte berufliche Tätigkeit, negativ auf Ihren Arbeitsalltag sowie Ihre Wirtschaftlichkeit auswirken. Eine gut gemachte, professionelle Praxisplanung rechnet sich immer.

Fazit

In Zeiten sinkender Praxiswerte wird eine Niederlassung zunehmend interessanter. Mittlerweile können in unterversorgten Gebieten sogar Fördermittel in nicht unbeträchtlicher Höhe in Anspruch genommen werden. Durch eine gute Vorbereitung lässt sich das Risiko weitgehend minimieren. Mit einer entsprechend geplanten patient journey sind nicht nur Ihre Patienten, sondern auch Sie entspannter und zufriedener im Praxisalltag unterwegs. Spielen Sie mit dem Gedanken sich niederzulassen? Die Zeit dafür war unserer Meinung nach schon lange nicht mehr so gut. Gerne können wir Ihnen dabei helfen, vom ersten Tag an Ihr Potential voll auszuschöpfen und den maximalen Mehrwert für Ihre Patientinnen und Patienten zu generieren. Das Wichtigste: Etablieren Sie strukturierte Arbeits- und Untersuchungsabläufe. Zudem forciert eine weitere Entwicklung derart strukturierte Arbeitsabläufe: Aufgrund der demographischen Entwicklung treffen eine zunehmende Anzahl an Patienten auf stetig weniger Ärztinnen und Ärzte. Die Ressource „Arztzeit“ wird daher in Zukunft noch wertvoller werden.

Anmerkung: Ein weiterer Vorteil einer entsprechend patientenorientierten Praxis mit geringer Verweildauer zeigt sich in der aktuellen Corona-Krise: Trotz Corona kann der Praxisbetrieb in vollem Umfang unter Beachtung sämtlicher Hygienevorschriften weitergeführt werden.

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